W tym artykule uchylimy rąbka tajemnicy jak od kuli wygląda księgowość dla firmy. Podpowiemy dobre praktyki dla przedsiębiorców, by współpraca z księgowym lub biurem stała się łatwiejsza. Odpowiemy na pytania: Co musimy dostarczyć do biura rachunkowego? Kiedy? Kto ponosi odpowiedzialność? Przeczytaj i bądź świadomy!

Zaznaczamy jednak, że ponieważ nie możemy wypowiadać się w imieniu wszystkich biur rachunkowych i księgowych samodzielnych – to jedynie nasz punkt widzenia.

Inni czytali również:

Księgowość dla małej firmy

Księgowość dla małych firm to księgowość uproszczona, nazywana też „małą księgowością”. Składają się na nią:

  • księgi przychodów i rozchodów (przy opodatkowaniu wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym)

lub

  • ewidencji przychodów (przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych).

Kolejnym elementem jest:

  • rejestr zakupu i sprzedaży VAT ( jeśli firma jest podatnikiem VAT). Na ich podstawie wypełnia się deklaracje podatkowe.

Trzecim filarem księgowości dla firm są:

  • składki ZUS (nawet jeśli nie zatrudniasz pracowników musi je opłacić).

Można również wyróżnić obsługę księgowości związanej z pracownikami zatrudnionymi na umowę o pracę, ponieważ wymagają oni więcej formalności niż pracownicy „o dzieło” lub „na zleceniu”.

Praktyczna rada:

Jeśli nigdy nie miałeś do czynienia z księgowością dla firm, a alternatywne wykorzystanie czasu poświęconego na zgłębianie tematu przyniesie Ci więcej korzyści – nie wahaj się, zleć tę pracę księgowej/biurze.

Księgowość dla firmy - niezbędne dokumenty

Księgowość dla firmy – niezbędne dokumenty

Nawet jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, musisz wiedzieć czym są dokumenty księgowe! To właśnie te dokumenty będziesz zobowiązany dostarczyć do biura/księgowej. Podzieliliśmy je na dwie kategorie – te generujące przychód i te, generujące koszty:

Przychody firmy:

  • faktura VAT sprzedaży i korekta (jeżeli jesteś podatnikiem podatku VAT)
  • faktura sprzedaży i korekta (jeżeli jesteś zwolniony z podatku VAT)
  • rachunek (wystawiany na żądanie klienta)
  • miesięczny raport kasowy
  • dzienne zestawienie sprzedaży
  • ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (jeżeli dokonujesz sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie posiadających działalności gospodarczej)

Koszty firmy:

  • faktura VAT zakupu i korekta
  • faktura zakupu i korekta
  • rachunek
  • potwierdzenie zapłaty (potwierdzenie wygenerowane z Twojego banku)
  • dowód wewnętrzny (za jego pomocą możesz np. wskazać przypadającą na Twoją działalność część kosztów za czynsz)
  • paragon
  • wyciąg bankowy

Praktyczna rada:

Jeśli księgowy chce mieć oryginały faktur, musisz doliczyć czas dostarczenia ich do biura rachunkowego. Warto poszukać biura/księgowej, którzy wolą przechowywać zeskanowane kopie faktur.

Księgowość dla firm – do kiedy musimy przesłać faktury?

Jedna z najbardziej znienawidzonych przez księgowych cech klientów to… spóźnialstwo z fakturami! Nie bądź tym przedsiębiorcą. Zazwyczaj biura rachunkowe ustalają terminy, w których powinieneś dostarczyć niezbędne dokumenty. Dzięki temu księgowi wiedzą kiedy mogą zacząć księgować koszty firmowe i wyliczać podatki.

W naszym biurze termin ten to do 4. dnia miesiąca.

Księgowość dla firm - do kiedy musimy przesłać faktury

Kto ponosi odpowiedzialność za księgowość firmy?

Pytaniem, które zaczyna niepokoić naszych klientów zaraz po kosztach księgowości jest: kto ponosi odpowiedzialność za księgowość firmy? Przedsiębiorca, księgowa czy biuro rachunkowe?

Sprawa wygląda następująco:

  • Zatrudnienie własnej księgowej to także konieczność ponoszenia przez naszą firmę odpowiedzialności za własne księgi rachunkowe i rozliczenia. Ubezpieczenie OC nie jest bowiem obligatoryjne w przypadku księgowych na etacie.

Praktyczna rada:

Na etapie poszukiwania pracownika do działu księgowości dobrze zwrócić uwagę czy posiada on wykupione OC oraz jaką odpowiedzialność ponosi ubezpieczyciel.

  • Ubezpieczenie OC muszą natomiast posiadać wszystkie biura rachunkowe. W tym przypadku jako właściciel firmy nie jesteś odpowiedzialny za błędy księgowe popełnione przez biuro.

Mamy nadzieję, że wpis okazał się pomocny! Zgodnie z obietnicą, niedługo pojawią się kolejne wpisy z tej serii. Życzymy rozsądnych wyborów i rzetelnych kandydatów na stanowisko księgowej!