W tym artykule uchylimy rąbka tajemnicy jak od kuli wygląda księgowość dla firmy. Podpowiemy dobre praktyki dla przedsiębiorców, by współpraca z księgowym lub biurem stała się łatwiejsza. Odpowiemy na pytania: Co musimy dostarczyć do biura rachunkowego? Kiedy? Kto ponosi odpowiedzialność? Przeczytaj i bądź świadomy!
Zaznaczamy jednak, że ponieważ nie możemy wypowiadać się w imieniu wszystkich biur rachunkowych i księgowych samodzielnych – to jedynie nasz punkt widzenia.
Inni czytali również:
Księgowość dla małej firmy
Księgowość dla małych firm to księgowość uproszczona, nazywana też „małą księgowością”. Składają się na nią:
- księgi przychodów i rozchodów (przy opodatkowaniu wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym)
lub
- ewidencji przychodów (przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych).
Kolejnym elementem jest:
- rejestr zakupu i sprzedaży VAT ( jeśli firma jest podatnikiem VAT). Na ich podstawie wypełnia się deklaracje podatkowe.
Trzecim filarem księgowości dla firm są:
- składki ZUS (nawet jeśli nie zatrudniasz pracowników musi je opłacić).
Można również wyróżnić obsługę księgowości związanej z pracownikami zatrudnionymi na umowę o pracę, ponieważ wymagają oni więcej formalności niż pracownicy „o dzieło” lub „na zleceniu”.
Praktyczna rada:
Jeśli nigdy nie miałeś do czynienia z księgowością dla firm, a alternatywne wykorzystanie czasu poświęconego na zgłębianie tematu przyniesie Ci więcej korzyści – nie wahaj się, zleć tę pracę księgowej/biurze.
Księgowość dla firmy – niezbędne dokumenty
Nawet jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, musisz wiedzieć czym są dokumenty księgowe! To właśnie te dokumenty będziesz zobowiązany dostarczyć do biura/księgowej. Podzieliliśmy je na dwie kategorie – te generujące przychód i te, generujące koszty:
Przychody firmy:
- faktura VAT sprzedaży i korekta (jeżeli jesteś podatnikiem podatku VAT)
- faktura sprzedaży i korekta (jeżeli jesteś zwolniony z podatku VAT)
- rachunek (wystawiany na żądanie klienta)
- miesięczny raport kasowy
- dzienne zestawienie sprzedaży
- ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (jeżeli dokonujesz sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie posiadających działalności gospodarczej)
Koszty firmy:
- faktura VAT zakupu i korekta
- faktura zakupu i korekta
- rachunek
- potwierdzenie zapłaty (potwierdzenie wygenerowane z Twojego banku)
- dowód wewnętrzny (za jego pomocą możesz np. wskazać przypadającą na Twoją działalność część kosztów za czynsz)
- paragon
- wyciąg bankowy
Praktyczna rada:
Jeśli księgowy chce mieć oryginały faktur, musisz doliczyć czas dostarczenia ich do biura rachunkowego. Warto poszukać biura/księgowej, którzy wolą przechowywać zeskanowane kopie faktur.
Księgowość dla firm – do kiedy musimy przesłać faktury?
Jedna z najbardziej znienawidzonych przez księgowych cech klientów to… spóźnialstwo z fakturami! Nie bądź tym przedsiębiorcą. Zazwyczaj biura rachunkowe ustalają terminy, w których powinieneś dostarczyć niezbędne dokumenty. Dzięki temu księgowi wiedzą kiedy mogą zacząć księgować koszty firmowe i wyliczać podatki.
W naszym biurze termin ten to do 4. dnia miesiąca.
Kto ponosi odpowiedzialność za księgowość firmy?
Pytaniem, które zaczyna niepokoić naszych klientów zaraz po kosztach księgowości jest: kto ponosi odpowiedzialność za księgowość firmy? Przedsiębiorca, księgowa czy biuro rachunkowe?
Sprawa wygląda następująco:
- Zatrudnienie własnej księgowej to także konieczność ponoszenia przez naszą firmę odpowiedzialności za własne księgi rachunkowe i rozliczenia. Ubezpieczenie OC nie jest bowiem obligatoryjne w przypadku księgowych na etacie.
Praktyczna rada:
Na etapie poszukiwania pracownika do działu księgowości dobrze zwrócić uwagę czy posiada on wykupione OC oraz jaką odpowiedzialność ponosi ubezpieczyciel.
- Ubezpieczenie OC muszą natomiast posiadać wszystkie biura rachunkowe. W tym przypadku jako właściciel firmy nie jesteś odpowiedzialny za błędy księgowe popełnione przez biuro.
Mamy nadzieję, że wpis okazał się pomocny! Zgodnie z obietnicą, niedługo pojawią się kolejne wpisy z tej serii. Życzymy rozsądnych wyborów i rzetelnych kandydatów na stanowisko księgowej!